Secrétaire de direction
Plus diplômé et expérimenté que les autres secrétaires, le secrétaire de direction ou asistant(e) de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.
Il gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont il fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Il supervise leurs déplacements professionnels.
Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.
La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’un(e) bon(ne) secrétaire de direction.
Il a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia et maîtrise parfois deux langues étrangères.
Très disponible, d’une grande discrétion, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son hiérarchique.